Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Администрации муниципального образования г. Саяногорск от 03.04.2013 N 470 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Г. САЯНОГОРСК
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 апреля 2013 г. № 470
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ
ЗАЛАХ (ПОМЕЩЕНИИ) МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Г. САЯНОГОРСК
В целях совершенствования работы муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск по обеспечению конституционного права граждан на информацию, организации обслуживания пользователей в читальных залах (помещении) в соответствии с современными условиями их деятельности, руководствуясь статьями 30, 32 Устава муниципального образования г. Саяногорск, утвержденного решением Саяногорского городского Совета депутатов от 31.05.2005 № 35, постановляю:
1. Утвердить Правила работы пользователей в читальных залах (помещении) муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск.
2. Информационно-аналитическому отделу Администрации муниципального образования г. Саяногорск (Е.Ю. Михалева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Администрации муниципального образования г. Саяногорск в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования г. Саяногорск.
Глава
муниципального образования
г. Саяногорск
Л.М.БЫКОВ
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ (ПОМЕЩЕНИИ)
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ Г. САЯНОГОРСК
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила работы пользователей в читальных залах муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск (далее - Правила) разработаны в соответствии с действующим архивным законодательством, а также Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Росархива от 06.07.1998 № 51).
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (помещении) муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск (далее - Архив).
1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников по обслуживанию пользователей в читальных залах Архива и их ответственность определяются действующим законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия, нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, должностными инструкциями сотрудников с учетом специфики состава его документов и особенностей работы.
1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам Архива.
1.5. Распорядок работы читальных залов (помещений) в силу производственной необходимости может быть изменен (приложение № 1).
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал (помещение) Архива
2.1. В читальные залы (помещение) допускаются пользователи:
- ведущие научно-исследовательскую работу по планам научных организаций; выполняющие служебные задания; студенты вузов, учащиеся средних специальных учебных заведений и старших классов общеобразовательных школ - на основании писем направивших их организаций, подписанных руководителем и заверенных печатью организации;
- ведущие самостоятельные исследования по личной инициативе - на основании личных заявлений.
Примечание: учащиеся старших классов общеобразовательных школ допускаются в читальные залы (помещения) только вместе с руководителем.
2.2. В письме организации (личном заявлении) указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале (помещении) дается главным специалистом Архива на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока или изменения темы исследования пользователь представляет в Архив новое письмо организации или повторное личное заявление.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение № 2).
2.5. Оформление пропуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.
3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователи, работающие в читальных залах (помещении) Архива, имеют право:
3.1.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов; услугах, оказываемых Архивом через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.
3.1.2. Получать консультации специалистов о составе и содержании имеющихся в Архиве документов в соответствии с темой исследования.
3.1.3. Получать информацию, в т.ч. письменной форме, о причинах отказа (отсрочки) в выдаче документов, о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.1.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.1.5. Пользоваться по теме исследования печатными изданиями и материалами справочно-информационного фонда.
3.1.6. Делать выписки из предоставленных документов, архивных справочников и др., заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования.
3.1.7. С разрешения главного специалиста Архива и на основании личного заявления использовать собственные технические средства и если это не мешает работе других пользователей.
3.1.8. Проносить в читальный зал (помещение) по согласованию с его специалистом машинописный и печатный текст, гранки научной работы.
3.1.9. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.2. Пользователи, работающие в читальных залах (помещении) Архива, обязаны:
3.2.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальных залах (помещении) Архива.
3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.2.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотрено, сделаны выписки, снята копия) и номера использованных листов.
3.2.4. Сообщать специалисту об обнаружении в процессе использования архивных документов каких-либо дефектов, не оговоренных в листе-заверителе (отсутствие или физическое повреждение листов, неправильная нумерация и др.).
3.2.5. В целях повышения контроля за сохранностью документов сдачу отработанных дел и печатных изданий осуществлять за 30 мин. до окончания работы Архива.
3.2.6. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и специальными носителями при работе с документами на специальных носителях.
3.2.7. Соблюдать распорядок работы Архива, тишину и порядок во время работы в читальном зале (помещении).
3.2.8. В соответствии с действующим законодательством использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название Архива, хранящего документы, и поисковые данные документов (номер фонда, описи, дела/единицы хранения, листа).
3.2.9. За нарушение правил использования архивных документов пользователь несет административную ответственность в соответствии со ст. ст. 13, 20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, которая предусматривает наложение на виновных граждан административного штрафа в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. За хищение, повреждение и уничтожение архивных документов пользователь несет уголовную ответственность в соответствии со ст. ст. 164, 243 Уголовного кодекса РФ.
Примечание: пользователи могут предоставить Архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.
3.3. Пользователям, работающим в читальных залах (помещении) Архива, запрещается:
3.3.1. Находится в читальном зале (помещении) в верхней одежде.
3.3.2. Выносить архивные документы из читальных залов (помещений), передавать их третьим лицам, брать документы у других пользователей.
3.3.3. Оставлять открытые дела (печатные издания) не защищенными от солнечного или электрического света; писать на положенных поверх документов листах бумаги; загибать углы листов; калькировать документы; вкладывать в дела посторонние предметы; перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
3.3.4. Пользоваться при работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, корректирующими жидкостями, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими предметами.
3.3.5. Вносить изменения в тексты архивных документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
3.4. Вопросы, связанные с хищением или порчей пользователями архивных документов, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.5. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб Архиву, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
3.6. За нарушение Правил работы пользователей в читальных залах (помещениях) Архива пользователи лишаются права посещения читальных залов.
4. Порядок выдачи архивных документов, предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в Архиве справочники (описи, справочно-информационные материалы (СИФ), каталоги, картотеки и др.), документы по теме исследования и копии имеющегося фонда пользования, а также техническое оборудование для работы с последними.
4.2. Архивные документы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (приложение № 3) и выдаются под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
4.3. Нормы выдачи архивных документов (ед. хранения):
- описей (отдельных томов) - 5;
- материалов СИФ - 5;
- дел - 5 (но не более 20 дел в день);
- печатных изданий - 5;
- фотодокументов - 20;
- фонда пользования - 5 (но не более 20 дел в день).
Документы, заказанные пользователем по следующему требованию, выдаются только после возврата документов по предыдущему требованию.
Документы, возвращенные пользователем, могут быть повторно заказаны им не ранее чем через месяц со дня возвращения.
4.4. Выдача заказанных архивных документов составляет 1 - 2 рабочих дня со дня оформления заказа.
4.5. Описи, материалы СИФ и копии фонда пользования выдаются в день заказа.
4.6. Описи предоставляются пользователю на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - на срок до 5 дней, остальные материалы - на 1 (один) месяц.
В случае необходимости продления сроков использования выданных материалов оформляется новое требование.
Срок повторной выдачи документов после их возврата устанавливается руководством Архива.
4.7. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал (помещение) не выдаются.
4.8. Отказ или отсрочка в выдаче заказанных материалов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем, при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками Архива по данным документам (справочная работа, тематическая разработка фондов, усовершенствование или переработка описей, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, подготовка сборников документов, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, оформление рассекреченных дел и др.);
- выдачи их во временное пользование другим учреждениям;
- выдачи их другому пользователю;
- экспонирования их на выставках.
4.9. В читальный зал (помещение) не выдаются архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления.
5. Копирование архивных документов по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов Архивом изготавливаются копии документов на бумажной основе. Качество изготавливаемых копий обеспечивается Архивом.
5.2. Заказ на копирование оформляется пользователем на бланке (приложение № 4) и передается сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа может быть дополнительно приложен их перечень.
5.3. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством Архива с учетом технических возможностей Архива и физического состояния документов в каждом конкретном случае.
5.4. Копии архивных документов, изготовленные техническими средствами Архива, выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку либо пересылаются по указанным адресам.
5.5. Допускается копирование архивных документов техническими средствами пользователей: сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. Копирование техническими средствами пользователей производится на основании заказа на копирование (приложение № 4) в помещении Архива под контролем сотрудника читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей, Архив не несет.
5.6. По согласованию с руководством Архива пользователи могут приглашать для копирования архивных документов специалиста (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование также производится на основании заказа на копирование (приложение № 4) в помещениях Архива под контролем сотрудника читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенного приглашенным пользователем специалистом, Архив не несет.
5.7. Копирование фондов, дел, описей, каталогов, картотек, архивных справочников, печатных изданий, а также баз данных в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с главным специалистом Архива.
5.8. Не принимаются заказы на копирование документов в случаях:
- их плохого физического состояния;
- если копированием может быть нанесен ущерб их физическому состоянию (дело требует расшивки и др.).
5.9. Копирование документов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.10 Копирование документов, составляющих объект авторского права, осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
И.о. управляющего делами
Администрации муниципального
образования г. Саяногорск
Т.Г.ЛАВРЕНТЬЕВА
Приложение № 1
к Правилам
Распорядок
работы читальных залов
Документы муниципального архива Администрации муниципального образования г. Саяногорск рассредоточены по двум территориально обособленным зданиям:
муниципальный архив Администрации муниципального образования г. Саяногорск:
- г. Саяногорск, Советский микрорайон, дом 1, тел.: 2-37-22;
- г. Саяногорск, Ленинградский микрорайон, дом 47.
Читальный зал (помещение) находится на 1 этаже здания администрации и открыт для пользователей:
- для работы с архивными документами:
- понедельник, среда, пятница - с 8.30 до 16.30, с перерывом на обед с 12.00 до 13.00.
При неявке пользователя в назначенное время без уважительной причины заказанные им материалы возвращаются в архивохранилища и могут быть заказаны повторно не ранее чем через месяц со дня возврата.
Вопрос копирования техническими средствами пользователей документов, хранящихся в этих зданиях, решается руководством Архива.
Приложение № 2
к Правилам
Муниципальный архив
Администрации муниципального образования
г. Саяногорск
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия ___________________________________________________________________
Имя ______________________________Отчество ________________________________
Дата рождения _____________________________________________________________
Место работы (учебы), должность ___________________________________________
___________________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя _____________________________________
___________________________________________________________________________
Образование _______________________________________________________________
Ученая степень, звание ____________________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования _________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Место жительства __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Телефоны: домашний _______________________ служебный ______________________
мобильный _________________________________________________________________
Серия и номер документа, удостоверяющего личность, кем выдан и дата выдачи
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
С Правилами работы пользователей в читальных залах (помещениях)
муниципального архива Администрации муниципального образования г.
Саяногорск ознакомился(-лась), обязуюсь их выполнять.
________________________ ________________________
дата подпись
Приложение № 3
к Правилам
Муниципальный архив
Администрации муниципального образования
г. Саяногорск
РАЗРЕШАЮ выдачу документов:
Главный специалист муниципального
архива
________________________________,
подпись, Ф.И.О.
_________________________________
(дата)
ЗАКАЗ
на выдачу архивных документов
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
___________________________________________________________________________
(тема исследования)
1. Требование заполняется РАЗБОРЧИВО, номера фондов и единиц хранения
указываются в ПОРЯДКЕ ВОЗРАСТАНИЯ. Небрежно или неправильно заполненное
требование к исполнению НЕ ПРИНИМАЕТСЯ.
2. Если в описи не указано количество листов в единицах хранения,
графа 5 требования не заполняется.
3. Документы, заказанные по следующему требованию, выдаются только
ПОСЛЕ ВОЗВРАТА документов по предыдущему.
Фонд № Опись № Ед. хр. № Заголовок Кол-во Дата и расписка
ед. хр. листов
пользователя работника ч/з
в получении в возвращении
1 2 3 4 5 6 7
_________________ ______________________
(подпись) (дата)
Приложение № 4
к Правилам
Муниципальный архив
Администрации муниципального образования
г. Саяногорск
РАЗРЕШАЮ выдачу документов:
Главный специалист муниципального
архива _________________________,
(подпись, Ф.И.О.)
_________________________________
(дата)
ЗАКАЗ
на копирование документов
Фамилия заказчика _____________________________________________________
Адрес, телефон ________________________________________________________
Прошу изготовить копии документов/разрешить съемку цифровым
фотоаппаратом (ненужное зачеркнуть).
Тема __________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Количество кадров, листов _______________ Формат ______________________
Тираж _________________________________________________________________
В соответствии с перечнем:
№ № № Год № № N№ Кол-во Краткое Примечание
п/п фонда описи дела страницы листов с страниц содержание
оборотом документа
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Ксерокопии получены:_____________________ ____________________
(дата)
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова